Factura electrónica y tiquetes

Si tu restaurante emite comprobantes electrónicos, cada cobro genera un comprobante para Hacienda. Es una función opcional que depende del plan. Los comprobantes pueden ser de dos tipos:

• Tiquete electrónico: el comprobante normal, sin datos del cliente. Sale por defecto.
• Factura electrónica: a nombre de un cliente o una empresa, con su cédula. Se emite cuando el cliente la pide y vos le cargás sus datos.

Ojo: en una cuenta de prueba no se envían comprobantes a Hacienda. Y si tu restaurante está en el régimen simplificado, la facturación electrónica es opcional: se activa solo si te registraste voluntariamente como emisor electrónico.

Dejar todo listo

Lo hace el administrador una sola vez.

1. En Configuración, Facturación Electrónica, completá los Datos del emisor: razón social, tipo y número de identificación.
2. Indicá si estás en Régimen simplificado.
3. Elegí el Tipo de servicio de restaurante (con mesero o sin mesero). Se usa en los comprobantes de cuentas divididas en partes iguales.
4. Activá Facturación electrónica activa y completá la conexión con el servicio de facturación que usa tu restaurante.
5. Cada producto necesita su Código CABYS. Mirá Menú y productos.

En esa pantalla también ves los consecutivos y la bitácora de lo que se envió a Hacienda.

Emitir una factura a nombre de un cliente

El cliente tiene que darte su cédula, su nombre o razón social y un correo.

Al tomar el pedido:

1. En Nuevo Pedido, escribí el nombre y teléfono del cliente.
2. Tocá Agregar factura electrónica. Se abre la ficha del cliente, en la pestaña Facturación.
3. Si el cliente ya tiene un contacto de facturación guardado, tocá Usar en pedido en ese contacto.
4. Si no, tocá Agregar contacto FE y cargá los datos: escribí la cédula y tocá Buscar en Hacienda para que complete el nombre y la actividad, escribí el correo y tocá Guardar contacto. Después tocá Usar en pedido.
5. El pedido muestra Factura electrónica activada. Para quitarla, tocá la ×.

Con el pedido ya creado:

1. Abrí el pedido y tocá Agregar factura electrónica.
2. En Datos para factura electronica podés Cargar datos de cliente registrado o escribir la cédula y presionar Enter para buscarla en Hacienda.
3. Completá el nombre del receptor y el correo (obligatorios) y tocá Confirmar datos.

Al cobrar: en la ventana de cobro, cuando el cliente paga su parte de una cuenta dividida, cada persona puede tener su propia factura. Dice Factura configurada o Tiquete (sin factura).

Cuando cobrás, el sistema emite la factura con esos datos y se la manda al correo del cliente.

Ver cómo salió

Abrí el pedido. Abajo ves el comprobante:

• Tiquete electrónico emitido o Factura electrónica emitida.
• Estado: cómo lo recibió Hacienda. Tocalo para actualizarlo.
• Correo: para reenviarlo al cliente.
• Respuesta: para descargar el mensaje de aceptación de Hacienda y mandárselo al cliente.

Los estados de Hacienda son:

• Aceptado: todo bien.
• Aceptado con observaciones: Hacienda lo aceptó, pero avisó de algo. El comprobante es válido. Tocá Ver detalle para leer el aviso.
• Rechazado por Hacienda: no es válido. Tocá Ver motivo. Hay que corregir los datos y emitirlo de nuevo.

Cambiar un tiquete por una factura

Si el cliente pide factura después de haber cobrado, abrí el pedido, cargale sus datos y tocá Regenerar como Factura. El sistema anula el tiquete con una nota de crédito y emite la factura.

Anular o corregir

• Anular un pago: al anular el pago de un pedido que tenía comprobante aceptado, el sistema emite solo la nota de crédito que lo anula. Al volver a cobrar, emite uno nuevo. Mirá Cobrar un pedido.
• Cancelar un pedido pagado: igual, se anula el pago y el comprobante.
• Nota de crédito a mano: en el pedido, Crear nota de crédito. Elegí la Razón: Anulación de documento, Corrección de monto, Devolución de mercadería, Error en datos del receptor o Pedido cancelado.
• Si por algún motivo la nota de crédito no se pudo emitir, el pedido muestra Comprobante electrónico pendiente de anular con el botón Anular comprobante para reintentar.

Ojo: corregir un pedido ya completado que tenía comprobante significa anularlo y emitir uno nuevo. El sistema te lo explica antes de hacerlo.

La pantalla Facturación

En Facturación (menú lateral) ves todos los comprobantes emitidos. Entran el propietario, el administrador, el cajero y el contador.

Arriba están los totales: Total Documentos, Facturas, Notas de Crédito y Facturado neto (lo aceptado por Hacienda menos las notas de crédito).

Debajo, la lista, con búsqueda por cliente, cédula o número de pedido y filtros por tipo (Factura, Tiquete), por estado (Emitido, Aceptado, Rechazado, Error) y por fechas. Tocá un documento para ver su detalle: receptor, productos, totales y la clave numérica. Con Cargar más documentos traés los siguientes.